理解はしているのになかなか言語化できない、うまく説明をしようとしても話を聞いてもらえないと感じたことはありませんか？
説明したいことがなかなか伝わらないともどかしいですよね。また、説明がわかりやすいのは元々頭がいいからだろう！と諦めてしまうことも。。
しかし、わかりやすい説明をするためには、うまく話そうとすることよりも、相手の「聞く気」を持続させることが非常に重要です。「聞く気」を持続させるポイントを抑えれば、誰でもわかりやすい説明ができるようになるのです。
今回は「説明がわかりやすい人」が普段から意識している9のポイントと具体的な方法を紹介します。
説明がわかりやすい人の特徴とは
説明がわかりやすい人の特徴で重要なポイントを話していく。
まずは、理解をすることが前提である。
１、説明したいことをまずはしっかり理解する
もしあなたが説明していてもうまく伝わっている自信がないと感じるのであれば、それは準備不足が原因かもしれません。
説明がわかりやすい人は、その場で簡単に説明しているように見えて、実は頭の中で準備をしています。準備の仕方が分かれば、「自分は頭が良くない、、」と感じていても、わかりやすい説明をすることができます。
では、どのように準備したら良いのでしょうか？
当然のことのように思えますが、説明をする前に、まずは内容をしっかりできているか確認しましょう。説明している最中に言葉に詰まったり、そもそも意味をよく理解していなかった。ということはよくあります。
例えば、IT用語などは、その仕事をしていればよく使う単語でも、一般的には意味が理解しづらいということが多いです。単語の意味や概念をきちんと理解できているか確認しましょう。
では、内容を理解しているかどうかはどのように確認したら良いのでしょうか？
確認の仕方は色々ありますが、是非「10歳の子供にもわかるように」説明できるか試してみてください。
子供でもわかるように、専門用語を使わず、噛み砕いた説明が出来れば内容の理解はバッチリです。噛み砕いた説明ができれば、説明するときの言語化も自ずと出来るようになります。
実際に自分や親戚の子供に説明しているところを想像しながら実践してみてください！
２、相手と同じ目線で話す
何かを説明している時、相手が自分の話に集中してくれていないように感じる場合は、同じ目線で話ができていないかもしれません。
「説明する」というと、先生から生徒に教えるように、一段高い視点から話してしまいがちです。そんな時は相手の目線に合わせているかを意識してみましょう。
具体的には、自分の主張から始めるのではなく、問いかけからしてみるといいでしょう。
インターネットの仕組みについて説明しようとしている場合を例に、比較してみましょう。
【×問いかけをしない例】
「インターネットを利用する上で必要なものは、回線とルータ、また、プロバイダです・・・」
このように単調に説明することがよくあると思います。しかし、聞き手によっては「聞く気」が続かないこともあるでしょう。
その場合、次のように「問いかけ」をしてみてください。
【○問いかけから説明し始める例】
「あなたの家にはルーターという機械はありますか？それは、インターネットを使用する上で、どのような機能を持つか考えてみたことはありますか？」
いかがでしょうか？
問いかけから始めることで、相手の「聞く気」がグンと上がると思います。
また、相手と同じ目線で話すには、普段から良い関係性を築くことも重要です。
例えば、会社の部下や家族に説明をする場合は、普段から関係性が良くないと説得力がなく、話を聞いてもらえないですよね。
説明することと直接関係はありませんが、相手との関係性も意識しておきましょう。
３、相手の理解度を把握しておく
説明がわかりやすい人は、説明を始める前に、相手の理解度を把握しています。なぜなら、その後に説明する内容や順番を考える上で必要だからです。
自分が聞き手だった場合、すでに知っていることを長々と説明されたら聞く気が無くなってしまいますよね。
では、実際にどのように把握したら良いのでしょうか？
理解のレベルは「自分で説明できるくらい完璧に理解している」や「名称は聞いたことはあるけれど、詳細は分からない」「全く聞いたことがない」等、様々だと思います。
説明し始める前に問いかけをしてみて、「全く聞いたことがない」という答えであれば、その部分をじっくり説明する必要があります。
このように、問いかけに対する回答次第で、説明する内容は変わります。自分が想定していた説明の内容が、必ずしも相手にとって必要ではない場合もあります。
「この説明は不要だな」と感じたら説明を省く。「もっと詳しく説明した方がいいな」と思ったら重点的に説明する等の工夫をすることで、よりわかりやすい説明ができます。
４、相手が疑問に思いそうなポイントを想定しておく
説明をしている最中に部下や後輩から質問を受け、うまく回答ができず、困ったことはないでしょうか？
質問をしてくれる時は、相手が興味を持ってくれている合図ですので、しっかりと回答ができた方が良いです。
では、どうしたらうまく回答できるのでしょうか？
それは、ズバリ「あらかじめ想定しておく」ことです。
「その人じゃないとわからないんじゃないの？」と思われるかもしれませんが、思い出してみてください。
あなたが初めてその説明を受けた時、または本やインターネットで新しい知識を受けた時、初めから全て理解できたでしょうか？
理解が早い人はすぐに理解できるかもしれませんが、大体の場合、何か疑問に思うことがあるはずです。
あなたが疑問に思ったことに関して、相手も疑問に思う可能性が高いです。初めて見聞きした時のことを思い出して、それに対しての回答を準備しておきましょう。
５、内容を取捨選択する
「この人の話は簡潔でわかりやすいな」と感心したことはないですか？
説明がわかりやすい人の話はすっきりまとまっています。わかりやすい説明をするためには情報の取捨選択が不可欠です。
すでにお伝えした通り、相手が必要としている内容はその時々で変わります。相手が必要としている内容は何か、逆に必要としていない内容は何かを意識するだけで相手の「聞く気」が変わってきます。
相手の前提知識の把握や質問の内容から、説明することと、しないことの選択をしましょう。
６、説明をする順番を組み立てる
具体的には、PREP法を用いて、次の順番で話すと良いです。
PREP法は主にビジネスシーンで用いられる文章構成方法であり、簡潔かつ説得力のある文章を作成する際に用いられる。
PREP法における「PREP」とは以下の
P＝Point（結論）
R＝Reason（理由）
E＝Example（事例、具体例）
P＝Point（結論を繰り返す）
の頭文字を取っている。最初に結論を伝え、次にその理由を説明、事例で理由を補強し、最後に結論を再度提示するストーリーを展開する。
■PREP法
- P＝Point（結論）
- R＝Reason（理由）
- E＝Example（事例、具体例）
- P＝Point（結論を繰り返す）
まず結論から伝えることで、一番重要な部分を始めに知ることができるので、相手の「聞く気」が持続しやすいです。
結論が曖昧なまま説明をし始めると「結局何が言いたいのかな？」と思われてしまします。
結論の後に、その結論に至った理由を伝えることで、より理解が深まります。
理由に至った詳細がある場合は、その後に伝えます。
最後に、始めに提示した結論を再度提示することで、自分の主張を強めることができます、
また、結論や根拠が複数ある場合は、あらかじめそのことを伝えると、よりスムーズで無駄のないコミュニケーションをとることができます。
具体的には、「大事なポイントは２点あります。」「理由としては３点あります」のように、数字を用いて伝えると良いでしょう。
■具体例
（例）好きな食べ物を説明する場合
【結論】
「私はじゃがいもが好きです。」
【理由】
「理由は美味しくて、調理のバリエーションが豊富だからです。」
【具体例】
「油で揚げてフライドポテトにしたり、他の野菜と一緒に煮込んで煮物として食べることもできます。」
【結論】
「だから、私はじゃがいもが好きです。」
いかがでしょうか？
説明の順番を工夫することでわかりやすさがグッと上がりますよね！
６、具体例を用いる
説明がわかりやすい人は具体例をよく使います。
理由は、聞き手にイメージさせるためです。
概要を長々と説明するよりも、具体例を用いてリアルにイメージしてもらった方が、早く理解できます。
例えば、レモンについて説明された場合、どちらの方がよりイメージが湧きますか？
①「レモンは柑橘系の果物で、見た目は黄色く、酸味があります」
②「レモンは、見た目が黄色い果物で、口に入れると目が覚めるような酸っぱさが広がります。」
②の方が、リアルに感じられたと思います。
どんな説明でも、相手がよりリアルにイメージできるように具体的に話してみましょう。
７、相手の理解度を確認しながら話す
実際に説明をし始めると、相手のことを考える余裕がなくなり、一方的になりがちです。
一方的になると相手の「聞く気」が持続しなくなってしまいます。
「聞く気」を持続させるためにも相手の理解度を確認しながら説明するように心がけましょう。
例えば、あなたが部下に業務について説明しているとします。
次の反応のうち、どちらの理解度が高いと言えるでしょうか。
①「なるほど！」「分かりました」
②「はい、、」「うーーん」
いかがでしょうか？
①の反応の方が、相手の理解度が高いと分かりますよね。
このように、相手の反応や質問から理解度を把握し、理解度が低いと感じたら、さらに掘り下げて説明する必要があります。
説明がわかりやすい人は、一方的ではなく、相手の理解度を把握しながら説明しています。
ぜひ意識してみてください！
８、何度も説明する
「説明がわかりやすいな〜」と羨ましくなってしまうあの人も、一日で出来るようになったわけではありません。
何度も説明をする練習を重ね、相手の反応を見て改善しながら出来るようになったのだと思います。
「自分は頭が悪いから、、」「うまく言語化できない、、」と悩んでいる人は、何度も練習をしてみてください。
特に、商談などの重要な局面が控えている場合は上司や同僚に相談し、わかりやすく説明できているかフィードバックしてもらいましょう。
まとめ
いかがでしょうか？
わかりやすい説明をするには、まず相手の「聞く気」を持続させることが重要です。
ぜひ何度も練習して実践してみてください！
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