説明、苦手なんだよね…って方は少なくないと思います。
でも…実はそれよりも恐ろしいこと。
それは、人から『あの人説明下手なんだよね』とか、『あの人の説明、いくら聞いてもわからないんだよね』って言われることではないでしょうか…？？
そう、ビジネスパーソンにとって、『自覚なき説明下手さん』認定されてしまうこと程、恐ろしいことは無いと思います。
この記事では、説明が下手な人の特徴を、相手の表情から判断し、その原因と対策とをまとめてみました。『自覚なき説明下手さん』認定されないためにも、しっかり押さえてみて下さい。
説明が下手な人の3つの特徴とは
途中で飽きられる（話が長い）
明らかに、説明の途中で相手の集中力が途切れてしまっているとか、他のことを考え始めてしまっているような場合。
これは、単純に『話が長い』のです。
人は、思った以上に集中できる時間が短い生き物です。
一節によると、本気で集中できる時間は、なんと8秒というデータも（このデータは米マイクロソフトのカナダの研究チームが、約2000人の参加者の脳波を測定したうえで実際に発表した数字です）。
もちろん、この例は極端すぎますが、小学校の授業でも45分間です。
1時間を超えるような説明をしている場合…
・相当、話術の巧みな方が説明している。
・そもそも、相手が興味津々な話題である。
・相手の体調は万全。睡眠も十分。
など、奇跡的なことが重ならない限り、間違いなく相手の集中力は途切れます。こればかりはもう、仕方がないことです。
なので、対策としては、まず要点をしっかり押さえ、話を短くまとめましょう。
本当に伝えたいことは何か？を中心に、不要なものをそぎ落とし、場合によっては一目でわかる図なども駆使して、可能な限り、30分以内におさめる工夫をしてみましょう。
専門的な説明などで、どうしても30分にまとめられない場合、回数を分けることをオススメします。
追いつかない顔をされる（何を言ってるかわからない）
この場合、大きく分けて、2種類の原因があります。
早口すぎる＆声が小さい
この場合の対策は簡単です。
相手に伝わるよう、大きな声で、ゆっくりと話す。
これで十分です。
ゆっくり喋ってるんだけどな…と思う方は、一度相手に聞いてみると良いですよ。
『私、喋るの早くないですか？大丈夫ですか？』という風に。
話しかけることで、相手はあなたの声やトーン、話し方にぐっと近づいて、『聞こう』という気持ちになってくれます。
そう、大きさや速さなどで、『物理的に聞きにくい』という状況は、そもそも相手の『聞こう』とする気持ちを萎えさせてしまいます。
なので、最低限、ここは押さえておくべきポイントです。
主語・述語のある文章で話す
いわゆる、子どものような会話。実は…非常に主婦に多いんですよね…
これを書いている私自身も主婦なので、あまり言いたくはないのですが、残念ながら、多すぎます。
原因は、恐らく、家族や仲の良い友人、いつも顔を合わせる職場の人など、普段話す相手が限られているから、です。
身内同士では、主語が無くても述語が無くても、文章になってなくても、通じます。
例えば、老夫婦の会話なんてそうですよね。
婆『たーちゃんきたよ』
爺『あー』
婆『仏壇に供えたよ』
爺『あー』
…みたいな。
これで通じてしまうんです。
正確には、
向かいのお宅の息子のたーちゃんが、ようやく結婚するということで、さっき、彼女さんと共に、手土産持って挨拶に来たから、その手土産を仏壇に供えておきましたよ、おめでたいね！という話なのですが…
これ、
・たーちゃんがそろそろ結婚しそうだという現状
・この家では手土産を頂いたらまず仏壇に供える習慣がある
・爺ちゃんの『あー』は肯定を表す言葉
など、『身内しかしらない』情報が無ければ、全く伝わらないのです。
説明を聞く相手は、あなたのことなんて、全く知らない、大人です。
主語、述語のあるきちんとした文章を話しましょう。
自信がない方は、一度、説明で話す言葉を一字一句、全て紙に書いて文章化してみると良いと思います。
一度やってみると、随分自分の説明に、文章的な欠損があることに気付けますよ。
専門用語はできる限り控えめにする
自分にとって『当たり前』のことを、簡単にかみ砕いて説明するのって、実は相当大変なのです。
でも、説明という場では、ほとんどの場合、それをしなくてはなりません。むしろ、それこそが説明と言っても良いでしょう。
なので、説明する分野のことを、相手は全く何も知らない人、だと思って説明しましょう。専門用語はできる限り控えめにしましょう。
特に専門的な分野の説明になると、どうしても専門用語を使わなければならなかったり、業界特有の概念みたいなものがあったりして、非常に説明が難しくなりがちです。
まず、専門用語を使わずに説明できないか？と言うことを考えてみましょう。
どうしても使わざるを得ない専門用語の場合、最初に用語の説明の時間を取り、さらにそれを要約したレジュメをテキストの中に入れる等、ちょっとした工夫をしても良いかもしれません。
この時、覚えてもらいたい用語であれば、用語説明に絵を使ったりなど、『記憶に残りやすい』工夫を凝らしてみましょう。
いかがでしたか？
あなたの説明したいことが、相手にしっかりと伝わることを祈っています。
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