今日から実践できる！説明が下手な人の特徴3つと克服方法をご紹介！

説明が下手で困ったとこはありませんか？
相手に伝えたいことが伝わらなくて戸惑ったり、商談が上手く行かなかったり。。

私も「説明が回りくどい」と言われて悩んだことがあります。
しかし、今では「すごく分かりやすかった！」と言ってもらうことができ、
後輩やお客様に業務を教えることができるようになりました。

説明する能力はどんな場面においても重要ですよね！
今よりもスキルアップできれば、様々なチャンスが巡ってくるはずです。

今回は、説明が下手な人の特徴と、私が実践した克服方法をご紹介します！

説明が下手な人の特徴

説明が下手で悩んでいる人は、説明している時の自分を客観視できていないかもしれません。

そもそも説明が下手な理由が分からなければ、改善していけないですよね？
理由を分析するには、説明が下手な人の特徴を知り、自分の今の状況を把握することが大切です。

まずは、説明が下手な人の特徴を知り、自分を客観視してみるところから始めましょう！

①相手の理解度を把握していない

説明が分かりやすい人は、前提として相手がどの程度理解しているのか、知識があるのかを把握してから説明をしています。

一方、説明が下手な人は、自分が伝えたいことを優先して説明し始めてしまうため、相手がどの程度理解しているかを把握しないまま説明し始めてしまいます。

その結果、説明の内容に過不足が生まれてしまい、説明不足だと思われたり、逆に回りくどいと思われてしまいます。

説明している中で、自分が伝えたいことだけに集中してしまっていないかを意識してみましょう。

②説明する目的が曖昧

説明している時に、そもそもなぜ説明が必要なのか、意識したことはありますか？
特に仕事をする上では目的意識が非常に重要です。

その目的がその場にいる全員で共有できている場合は問題ありませんが、
共有できていない場合もあるでしょう。

例えば新人さんに業務を教える場合、その業務がどのような価値提供に繋がるのか、
どのくらいの重要か、なぜ今説明する必要があるのかという目的が分かりづらいこともあると思います。

目的が曖昧なまま説明し始めてしまうと、どのような心持ちで説明を聞けば良いか分からず、集中力や理解度が下がってしまう可能性があります。

③説明する内容を準備していない

あなたは誰かに説明を始める前に内容を考えていますか？

当たり前のように思えますが、準備しているかどうかで説明のクオリティが大きく変わります。

一度頭の中でシュミレーションしてみると、意外と理解できていないことが分かったり、漏れが見つかるかもしれません。

即座に説明を求められる場合もあるかと思いますが、一度立ち止まって、説明する準備をしてみましょう！

説明が下手な人の克服方法

説明が下手な人の特徴を知り、「自分のことだ。。」と、気づくことができたあなたは、一歩前進しています！

なぜなら、原因がわかれば改善することは簡単だからです。
逆に言えば、原因がわからなければ改善することはできません。

では、よりわかりやすい説明をするために、実際どのように改善したら良いのでしょうか？
説明が下手な人の克服方法をご紹介します。

①相手の理解度を把握していない

「相手の理解度をあまり把握せずに説明しているな、、」と感じた場合、どのように克服したら良いでしょうか？

相手の理解度といっても、把握するのは案外難しいです。
特に専門用語等がよく使われる場合、自分にとっては当たり前でも、
相手にとっては難しいことかもしれません。

一番簡単に理解度を図るためには、説明する相手に聞くことでしょう。

説明する以前に共有しておきたい情報をピックアップし、「〇〇という言葉は聞いたことがありますか？」「意味はわかりますか？」などと、質問してみるといいでしょう。

相手が複数人いる場合は、全体に話しかけて手を上げてもらうなど、工夫してみましょう。

②説明する目的が曖昧

説明をする目的が曖昧なことがあると思ったら、相手に説明する目的を共有しましょう。

目的を整理しているうちに、そもそも説明する側が、目的が曖昧だと気づく場合もあると思います。目的が曖昧なまま説明を始めると、聞き手も集中しづらくなってしまいますので、あらかじめ整理してから説明するようにしましょう。

また、目的だけではなく、目標も設定すると、理解しやすくなるでしょう。

具体的には、このように伝えてみましょう。

このように伝えることで、聞き手にとっても何をどのように教えられるのか明確になり、集中力が上がります。

③説明する内容を準備していない

先ほど紹介したように、説明し始める前に準備をすることで、クオリティが格段に上がります。では、実際にどのように準備したらいいのでしょうか。

下記の３つのポイントを意識してみるといいでしょう。

①説明する順番が意識できているか。
説明する内容が明確でも、順番が意識できていないと、わかりづらい説明になってしまいます。あらかじめどの順番で説明するかを明確にしておきましょう。

②説明する目的が明確になっているか。
先ほど紹介したように、説明する目的は非常に重要です。
目的を明確にすることで、聞き手の集中力が変わってきます。
あらかじめ意識しておきましょう。

③質問に対しての回答が準備できているか。
説明している最中に、聞き手から質問を受けることがあると思います。
あらかじめ、どのような質問を受けるか考えておくと、スムーズに答えられるでしょう。

最後に

いかがでしたか？